Dématérialisation dans la municipalité, la modernité à portée de mains
L’informatisation devient de plus en plus un outil stratégique pour une municipalité et, parallèlement, la dématérialisation est une condition préalable, mais elle ressemble aussi de plus en plus à un service public, comme l’électricité et l’eau courante. Dans les années à venir, chaque municipalité devra relever le défi d’embrasser les possibilités croissantes de l’informatisation et de la digitalisation.
Moins de temps perdu
- Les municipalités qui cherchent à améliorer le fonctionnement de la ville en même temps que la qualité de vie civique doivent se concentrer avant tout sur leurs communautés. Les initiatives de la municipalité donnent la priorité à tous citoyens de s’informer afin d’améliorer la qualité de vie de tous les habitants de la ville.
- Lorsque vous avez des millions de dossiers papier à gérer, il devient très facile de mal classer, d’égarer des informations importantes ou de faire des erreurs. Avec un nombre croissant de citoyens à servir, l’efficacité des services publics et l’utilisation efficace des ressources deviennent des questions pressantes pour les villes. Cela a un effet d’entraînement important lorsque des informations sont demandées, mais ne sont pas faciles à trouver, ce qui fait que le citoyen passe un temps précieux à chercher ou compléter des documents.
- Un système de gestion de documents numérisés telle la dématérialisation des documents peut contribuer à réduire ce problème.
- La dématérialisation au sein de la municipalité permet de trouver l’information en quelques clics de souris, au lieu de parcourir d’interminables classeurs ou des rangées d’étagères de documents archivés.
La dématérialisation, l’ère d’une nouvelle révolution
Il peut être difficile de suivre le rythme de l’évolution lorsque la technologie de l’information ne constitue pas votre activité principale et que vous vous détournez des innovations. Se libérer du fardeau de l’informatisation classique et obsolète tout en laissant la place à l’innovation et à la modernisation pourrait être la meilleure solution pour les municipalités dans les années à venir et particulièrement pour les élus. Pour cela, il faut mettre en place une organisation de gestion qui relie la demande et l’offre. Ce qu’il faut pour cela, c’est l’utilisation des solutions externalisées, elles sont si nombreuses, telles : Cloud, un logiciel de délibération pour les conseils municipaux, une solution de gestion de documents ou un archivage électronique, etc.
4 points à savoir
Le fait de dématérialiser intégralement l’infrastructure matérielle apporte une meilleure organisation et un résultat rapide et efficace. L’évolution de l’utilisation de l’information et des technologies est exponentielle. Ce caractère exponentiel résulte de la combinaison de quatre forces.
- Social : les informations et les connaissances sont de plus en plus partagées via les réseaux sociaux. Et la dématérialisation municipale des procédures facilite chaque action.
- Mobile : les appareils mobiles sont de plus en plus utilisés pour communiquer et travailler.
- Analytique : les informations sont analysées et l’analyse est utilisée pour lancer de nouveaux développements et en tirer des enseignements.
- Cloud : des ensembles de données de plus en plus importants et un traitement flexible des programmes nécessitent de travailler dans le Cloud. La combinaison de ces quatre forces technologiques et leur renforcement mutuel ont un impact majeur sur les organisations, les individus et les collectivités, et donc aussi sur les municipalités et leur relation avec leurs habitants.
